eventos para empresas y organizaciones
ORGANIZACIÓN DE
congresos
Producimos congresos y convenciiones con todas las garantía y con notas que no son comunes en el sector, como la responsabilidad y la sostenibilidad. Cuando el dominio en la prestación del servico es total, el siguiente paso es ir más allá imponiendo valores universales.
Más sostenibilidad
Los congresos y convenciones que producimos cuentan con exigentes medidas de sostenibilidad que se incian desde el minuto cero. Absolutamente todas las acciones pasan con controles y protocolos estrictos
El portfolio EVENTon cubre todas las necesidades
Eventos solidarios
Dale a tus congreso o convención el marchamo de evento responsable. Conseguirás no solo mejorar la imagen que tus clientes tienen de ti, sino también darle protagonismo a alguna de las causas con la que te asocies
Marca con el apellido responsable tus eventos y actividades
Visión integral
Las soluciones EVENTon conforma un universo de posibilidades infinitas. Nuestra potencia cubre todas las necesidades y se configuran como vital para asegurar el éxito y la seguridad de las actuaciones.
La seguridad es nuestra una obsesión llevada al límite
Soluciones para la organizacionque quiere ganar mejor su futuro
Contamos con un portfolio especializado en actividades paralelas a la celebración de congresos y jornadas técnicas
Producimos todos los elementos necesarios para la realización de las actuaciones y actividades que se desarrollen en torno al congreso. Ello incluye los equipos y elementos necesarios para el desarrollo óptimo de los eventos. Y no sólo eso, nos podemos convertir en proveedor global de soluciones de ferias paralelas, stands, rotulación y mobiliario comercial, dando respuestas integrales llave en mano.
SOLUCIONES DISEÑADAS PARA GARANTIZAR LA EFICIENCIA GLOBAL
Somos especialistas en dar respuesta a las empresas, sociedades cietíficas, instituciones y, en general, todo ente interesado en trasladar a su comunidad de influencia los hitos y novedades de su actividad. Les asistimos en sus necesidades de organización de actividades y gestión de eventos. Bien en paquetes cerrados o bien en intervenciones puntuales, EVENTon se distingue por su plena solvencia y por incorporar el sello de eventos responsables y sostenibles, algo único en el sector.
Localización extraordnaria
Contamos con emplamientos estratégicos cerca de ciudades emblemáticas, con servicios totales para cubrir las necesidades de organización
Gestión de reservas
Nos ocupamos de todos los trámites tanto de transporte como de alojamiento, atendiendo particularidades y gustos diferenciados
Coordinación de servicios externos
Atendemos y cubrimos la coordinación y supervisión de los equipos externos que proveen las diversas necesidades del evento, asegurando la máxima calidad
Gestión y programación individualizada
Una de las particularidades EVENTon es que diseña y desarrolla eventos totalmente individualizados, en los que se tienen en cuenta los objetivos, la idiosincrasia empresarial y los elementos sobre los que apoyar la propuesta
Primacía de la seguridad
EVENTon garantiza las más altas cotas de profesionalidad y seguridad en todas sus intervenciones. Cuenta con la solvencia de todos los medios humanos y materiales necesarios para que todo vaya sobre ruedas
Fondo responsable y sostenible
A diferencia del resto de empresas promotoras de eventos, EVENTon realiza todas sus acciones imponiendo el marchamo de eventos responsables y sostenibles.
Presupuestos supercompetitivos
Contamos con equipos propios en todas las áreas y convenios preferentes en aquellos casos puntuales que pos su especialización o rareza no están dentro de nuestro catálogo. Todo ello hace que podamos ofrecer los presupuestos más ajustados dando la máxima calidad
Así trabajamos en EVENTon
No lo dudes. Confíate en EVENTon si tienes que organizar un coNgreso y quieres asegurar el éxito del mismo. Son la caña.
A Guerra, AENCIF LABORATORIOS
Planificación
⊕ Planteamiento General
El trabajo comienza con el análisis de partida y la definición de objetivos
⊕ Estructura organizativa
El siguiente paso es la constitución del organigrama organizativo y la definición de responsabilidades
⊕ Plan de comunicación
Elaboramos y desarrollamos el plan de comunicación estableciendo las diferentes fases y aprobando las bases creativas
⊕ Producción de materiales
La siguiente fase implica el diseño de piezas, la coordinación de equipos y la producción de elementos de comunicación
Control financiero
⊕ Aprobación de presupuesto
Confección del presupuesto de acuerdo a la relación de acciones previstas
⊕ Control de movimientos
Seguimiento de la operativa de movimientos contables, lo cual incluye pagos y cobros, e ingresos y gastos, además de la incidencia financiera
⊕ Seguimiento del plan financiero
La progresiva ejecución del presupuesto conllevará su convalidación en el plan financiero y las correcciones obligadas si necesario
⊕ Aprobación balances
Una vez concluyen las acciones se presentará para su aprobación el balance final y la publicación de conclusiones
Secretaría organizativa
⊕ Gestión de inscripciones
Lo cual incluye el seguimiento del registro en línea, la atención a los solicitantes, confirmación de acreditaciones, y facturación y cobro de asistencias
⊕ Gestión de reservas de hotel
Incluye la distribución de asistentes, la reserva de posiciones, el pago de alojamientos y la resolución de incidencias
⊕ Trámites para ponentes y vips
En esta fase se realizan todos los trámites de alojamiento y servicios para los ponentes y los miembros de los diferentes comités técnicos o científicos
⊕ Diseño y seguimiento de actos
Todo congreso cuenta con una serie de actos imprescindibles que tienen un alto calado organizativo (apertura, bienvenida, cena de gala, clausura…)
⊕ Convalidaciones académicas
Algunos tipos de congresos, como por ejemplo los médicos, incluyen trámites sobre reconocimientos y créditos formativos que deben gestionarse
⊕ Gestión de acreditaciones
Incluye la cumplientación de formularios, acreditaciones, pases y tickets
Secretaría técnica
⊕ Gestión de informes
Registro, clasificación, visado y publicación de comunicaciones
⊕ Asistencia al Comité Técnico
Coordinación de ponencias, integración en el protocolo, revisión científica… También el respaldo a las demandas de los ponentes y el pago de honorarios
⊕ Redacción del programa
Consolidación de ponencias, integración de programas paralelos, redacción del programa general definitivo. También se incluye la revisión de los materiales de apoyo y la coordinación de proveedores de servicios auxiliares
Gestión de patrocinios
⊕ Estudio previo
Incluye la designación de posibles patrocinadores y el peso de su aportación. Lo mismo relativo a expositores, si es que hay un evento paralelo
⊕ Dosier de patrocinio y expo
Se publica un documento donde se detallen las condiciones de los diferentes grado de patrocinio y los espacios y condiciones de exposición
⊕ Comercialización
En esta fase se contacta con los patrocinadores y expositores a fin de convencerles de lo beneficioso de su participación
⊕ Coordinación de apoyos
Se produce en este punto la coordinación de todos los aspectos relativos a patrocinadores y expositores
Secretaria operativa
⊕ Montaje espacios
Seguimiento de la correcta ejecución de los planes de montaje, poniendo énfasis en la seguridad y los tiempos. Comprobación de funcionamiento de equipos audiovisuales, mecanismos de acreditación, sistemas de la exposición comercial…
⊕ Coordinación y supervisión
En esta fase se adiestraa los servicios auxiliares en su cometido y se supervisan los trabajos de azafatas, técnicos audiovisuales, limpiadores, electricistas…
También se fijan los espacios reservados y las dinámicas de atención al asistente como camerinos, guardarropas, indicaciones…
⊕ Recepción y atención
Personal especializado recibirá a ponentes y autoridades, también a los miembros de los comités técnicos y el control de las acreditaciones y documentación de los diversos grupos
⊕ Seguimiento del programa
Finalmente se produce la correcta ejecución del programa y el funcionamiento perfecto de equisso y personas
Equipos técnicos modernos y sofisticados
Los mejores medios técnicos al servicio de la operativa del congreso: Mesas de control automatizadas, pantalles led de última generación, iluminación de capacidad variable, sonido envolvente, dispositivos escamoteables, etc.
Equipos humanos solventes y preparados
Desde técnicos especializados en cada una de las áreas de producción, personal de asistencia como azafatos y auxiliares de protocolo, y operadores de medios audiovisuales, hasta miembros de seguridad y responsables de área y gestión. El personal EVENTon se distingue por su capacitación y profesionalidad
Aplicaciones de gestión
Contamos con herramientas especializadas y muy sofisticadas que facilitan la gestión operativa en todas sus fases: acreditaciones, entradas, protocolosu, etc. También herramientas para la información actualizada hacia ponentes y visitantes.
Cuando ves cómo trabaja la gente de EVENTon te das cuenta de que puedes despreocuparte. La sensación de seguridad que trasmiten es suficientemente clarividente
Juan C Pérez, TELLO
Producción propia
La mayoría de las acciones que precisan producción se realizan directamente por EVENTon, con equipos perfectamente preparados para los cometidos habituales en la organización de ferias y congresos
Experiencia en organización
Otro valor importante es el de la experiencia en organización, que otorga ventajas el aseguramiento de la calidad final en la producción y que puede ser muy útil en momentos en el que surjan imprevistos
Protocolos definidos
La plasmación de todas las operaciones en protocolos escritos crea un valor acumulable añadido que garantiza cada vez mayores grados de excelencia, lo cual es algo que afecta directamente al éxito de la convocatoria
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Eventos responsables
Actuaciones
Espectáculos
Eventos
EVENTon
Experiencias Únicas | Eventos con causa
Nosotros
Somos la mayor plataforma de eventos de calidad para instituciones y empresas, y la única que combina y acoge la responsabilidad social corporativa como baseo de su misión.
